第一章  总则

第一条  为促进学校党政公文处理规范化、制度化，提高公文处理的质量和效率，根据《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》的规定，结合我校实际，制定本办法。

第二条  黄河科技学院的公文，是学校在管理过程中所形成的具有特定效力和规范体式的公务文书，是依法治校和进行校务活动的重要工具。

公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理包括收文和发文。

第三条  公文处理工作按统一领导、分级管理的原则进行。党委办公室（以下简称“党办”）、校长办公室（以下简称“校办”）分别负责学校党政公文的管理工作，并指导教学单位、机关各部、处、室的公文处理工作。

第四条  各部门、各单位应有一位主要领导同志分管本部门、本单位的公文处理工作，并指派专人具体负责公文处理业务。

第五条  公文处理工作必须认真负责，坚持实事求是、精简、高效的原则，严格执行国家法律法规、保密和其它有关规定，做到合法、准确、及时、安全。

第二章  发文办理

第六条  学校公文的主要种类

（一）命令（令）  用于依照有关法律、行政法规公布规章，宣布施行重大强制性措施，嘉奖有关单位及人员。

（二）决定    用于对重要事项做出决策和安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销教学单位、机关部、处、室及其不适当的决定事项。

（三）意见    用于对重要问题提出见解和处理办法。

（四）通告    用于公布各单位应当遵守或周知的事项。

（五）通知    用于转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转教学单位、机关部、处、室的公文、传达教学单位、机关部处室共同执行或者周知的事项。

（六）通报    用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。

（七）报告    用于向上级组织汇报工作、反映情况，答复上级组织的询问。

（八）请示    用于向上级组织请求指示、批准。

（九）批复    用于答复下级部门和组织的请示事项。

（十）函    用于同校外无隶属关系的单位商洽工作、询问和答复问题，请求批准或答复审批事项。

（十一）会议纪要    用于记载会议主要精神和议定事项。

（十二）公告  用于向校内外发布的重要事项。

（十三）议案  用于向教职工代表大会提请审议事项。

第七条  公文格式

公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文组织、标识、发文字号、签发人、标题、发送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送组织、印发机关和印发日期等部分组成。

（一）涉及学校秘密的公文应当标明秘密等级和保密期限，秘密等级和保密期限并排，之间用“★”隔开。

（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

（三）发文字号应当包括机关代字、年份、序号。年份、序号用阿拉伯数字标识。

（四）文件标题应准确简要地概括公文的主要内容，并标明公文种类，一般应标明发文组织。公文标题中限法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（五）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。附件序号使用阿拉伯数字，附件名称后不加标点符号。

（六）公文除“会议纪要”外，应当加盖公章。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应当调整行间距、字间距，务使印章与正文处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法。

（七）结构层次序数，第一层次为“一”，第二层次为“（一）”，第三层次为“1”，第四层次为“（1）”。

第八条  行文规则

（一）向上级组织行文，一般应主报一个上级组织，如需其他相关的上级组织阅知，可以抄报。向上行文一般不越级，尤其一般不越级请示问题；因特殊情况必须越级行文时，应同时抄报被越过的上级组织。

（二）请示类公文应当一文一事，不得直接送交领导个人，尤其不得同时分送多位领导。请示事项涉及其他部门业务范围时，应经过协商并取得一致意见后上报；经过协商未能取得一致意见时，应当在“请示”中写明。非请示类公文不得夹带请示事项。

（三）学校各部门和各单位根据各自隶属关系和职权范围行文，不能越权行文。机关职能部门、二级教学单位及其他单位经学校授权方可对外行文。学校内设机构之间进行工作联系确需行文时，只能以函的形式行文。

（四）党办、校办根据校党委、校行政授权，可以党办、校办名义向全校各部门、各单位行文。

（五）通过校园网等各类媒介公开发布的公文，视同正式纸质公文并依照执行。凡内容涉及保密的公文，必须严格按规定渠道发文，不得采取公开的形式发文。

（六）各部门、单位需要请示学校的事项，要做好前期工作，及时上报，给学校留出研究、决策的时间；一般事项不得少于10个工作日，紧急事项不得超过5个工作日，特别紧急的事项，需要在5个工作日内批复的，除突发事件以及法律、法规另有规定或学校领导另行安排的事项外，必须在文中注明紧急原因及在本部门、单位的办理过程。

应当经合法性审核的规范性文本，应在上述时间要求的基础上再提前5个工作日报法制室审核，紧急公文不得少于2个工作日，突发事件或者特别紧急的事项，不受上述时间要求限制，随送随审。未经法制室审核，办公室不予呈送。

（七）发文要坚持少而精的原则，既要提高质量，又要控制数量。

1、凡是可以用电话、协商、原件批回等方式解决问题的，不发公文。

2、凡是可以用党委办公室、校长办公室公文解决的问题，不发学校公文。可以用便函解决问题的，不发正式公文。可以用电子公文解决问题的，不发纸质公文。

3、属于部门职权范围内的事务，不以学校或党办、校办的名义行文或者批转、转发。

第九条  发文办理一般包括拟稿、会签、审核、签发、校核、印制、用印、登记、分发等程序。

学校发文办理的程序及要求如下（发文办理流程详见附件1）。

（一）拟稿    以校党委、校行政或党办、校办名义发出的公文，属于部门职能范畴的，一般由有关职能部门草拟；属于综合性的，一般由党办、校办草拟。拟稿的基本要求是：符合党和国家的方针政策、法律法规，符合上级的决定精神和学校的有关规定，结合学校实际，做到情况确实、主题突出、条理清晰、文字精炼、标点准确，篇幅力求简短。

（二）会签    公文起草后，拟稿部门负责人必须认真核稿并签名。行文内容涉及两个或两个以上部门，必须履行会签手续。

（三）审核    以校党委、校行政或党办、校办名义发出的公文稿，分别统一由党办、校办负责审核。学校或党办、校办制订的规范性文件在送批、签发前，要经学校法制室审定并签字。凡文稿未经相关部门负责人核签或内容需作较大修改的，应送法制室核签而未履行手续者，党办、校办应提出明确意见，退回重办。

未经党办或校办审核的公文稿，应由学校法制室核签而未经法制室审核的文稿，校领导不予签发。

（四）签发    

以校党委、校行政名义向上、向外行文，分别由党委书记、校长签发（或由党委书记、校长分别委托党委副书记、副校长签发）。

以校党委、校行政名义向下行文，根据文件的涉及范围和重要程度分别由党委书记、校长或其他分管校领导签发。

会议纪要由会议主持人签发。

以党办、校办名义向学校各部门、各单位发出的公文，一般由分管的校领导签发，属于常规性工作安排或周知类的通知也可由主任签发。

签发时，主批人应明确签署姓名和时间；其他签批人圈阅文稿的，视为同意。

（五）校核    公文最后付印前由拟稿部门负责校对。校对要严谨、细致，力戒错漏，并正确使用校对符号。特别要注意校对校领导和党办、校办对拟稿的修改意见，认为修改意见不妥的应及时向党办或校办提出。

在校对过程中如需要对已签批的文稿作个别文字修改的，须经党办或校办同意；如涉及对内容进行实质性修改的，须报签批领导复审。

（六）印制    公文必须严格按国家规定的统一格式及标准进行印制，做到规范、端庄、美观、大方。

（七）用印    除会议纪要外，其他公文一律要加盖发文单位的印章。公文用印须凭已签发的底稿。监印人如对公文有疑问，有责任向办文人员提出意见或与签发领导核实。公文用印后，底稿并正式文件一份交由监印人保管，用于存档。

（八）登记与分发  分发公文前应将公文标题、发文时间、发文字号、收文单位等逐项登记清楚。属于职能范畴的公文一般由有关职能部门负责分发并催办，属于综合性的公文一般由党办、校办负责分发并催办。

学校各部门、各单位的发文办理参照上述程序及要求执行。

第十条  发文形式

（一）以学校名义，对带有全校性或比较重大的问题，由校长签署和向全校发布的规章，发布涉及全局性或某一方面的重要政策，部署重要工作，对某些重大问题做出的决定、发布命令等，学校向上级组织的请示、报告，对校内单位、部门请示的批复，对先进集体和授予荣誉称号的先进个人的表彰，成立各类领导小组的通知等，用《黄河科技学院文件》（院政〔20××〕×号）的形式印发。

（二）以学校党委名义，由党委书记签署发布的公文，用《中共黄河科技学院委员会文件》（院党〔20××〕×号）的形式印发。

（三）以学校纪委名义，由纪委书记签署发布的公文，用《中共黄河科技学院纪律检查委员会文件》（院纪〔20××〕×号）的形式印发。

（四）以学校工会名义，由工会主席签署发布的公文，用《黄河科技学院工会委员会文件》（院工〔20××〕×号）的形式印发。

（五）以学校团委名义，由团委书记签署发布的公文，用《中国共产主义青年团黄河科技学院委员会文件》（院团〔20××〕×号）的形式印发。

（六）学校任免人事的公文，用《黄河科技学院任免通知》（院政任〔20××〕×号）的形式印发。

（七）以学校的名义，向全校或一定区域的师生公布某项政策、规定和重大事件以及其它需要周知或遵守的事项，一般以《黄河科技学院通知》（院政通〔20××〕×号）的形式印发。

（八）以学校名义，由校长签署的行政处理决定，用《黄河科技学院行政处理决定书》（院政行政处〔20××〕×号）的形式印发。

（九）学校党政联席会、党委会、校长办公会决定的事项，分别用《黄河科技学院党政联席会会议纪要》、《黄河科技学院党委会会议纪要》、《黄河科技学院校长办公会会议纪要》的形式印发。

（十）经学校、学校党委同意，以校办、党办的名义行文有关全校性的问题，如贯彻上级组织及学校的重要政策意见，以及对全校性工作发出的通知等，经学校、学校党委同意，以校办、党办名义向上级组织的请示、报告，代学校、学校党委对学校内设机构的批复、通知，分别用《黄河科技学院校长办公室文件》（院办〔20××〕×号）、《黄河科技学院党委办公室文件》（院党办〔20××〕×号）的形式印发。

第三章  收文办理

第十一条  学校收文包括校外来文、下级部门和单位的请示或报告、群众信访件等。其中，校外来文包括：上级和校外单位发给学校的正式公文；上级领导的讲话和批办件；上级电报；上级会议材料；秘密级以上的简报、内部刊物、资料等。

第十二条  学校各类收文，包括校领导和学校部门、单位负责人通过参加会议或其他途径收到的发给学校的文件材料，应及时交由党办、校办统一办理。

第十三条  收文办理程序包括签收、登记、审核、分办、呈批、承办、催办等。

学校收文办理的程序及要求如下（收文办理流程详见附件2）。

（一）签收、登记、审核

收文后要进行查对、签收，并将公文标题、内容提要、发文单位、发文时间、发文字号、密级、紧急程度、收文时间、收文编号等登记清楚。

对于学校下级部门、单位的请示报告，党办、校办文秘人员收文时应进行审核。审核的重点是：是否符合行文规则，内容是否符合法律、法规、规章及上级组织和学校有关规定，涉及其他部门职权的事项是否已协商、会签，文种的使用、公文格式是否规范等。经审核，对符合本办法规定的公文应及时予以办理。对不符合要求的公文，或属于职能部门权限范围内不需要学校处理的公文，经党办、校办负责人批准后，可退回呈报部门、单位并说明原因。

（二）分办、呈批

党办、校办负责人对学校收文提出拟办意见。

校外来文和群众信访件，如只需要学校阅知的，应呈送校领导及有关部门负责人轮阅；如需要学校贯彻有关精神或落实有关事项的，应先呈送学校主要领导和分管领导阅批、其他校领导阅知，再根据校领导批示分送有关部门和单位办理。

学校下级部门、单位的请示、报告，应先交由有关职能部门提供处理意见，然后呈送学校主要领导、分管领导批示，再按校领导批示分送有关部门、单位办理。

校领导的批示、部门负责人的处理意见要具体、明确，并签署姓名，注明日期。

校领导如直接签批亲收件，应在签批后交由党办或校办统一登记、存查和分送有关部门、单位办理。

（三）承办、催办

负责承办领导批示件的部门、单位，要按照文件要求和校领导批示，指定具体负责人，按照规定的办结时限抓紧认真办理。承办事项涉及其它部门、单位的，承办部门、单位应主动与其迅速协商办理。办结后应将办理情况和结果反馈给党办或校办。

党办、校办负责按校领导批示和文件要求，对承办单位进行检查、催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办，防止漏办和延误。要及时将办结情况报告文件审批领导，并做好办结件的登记及存档工作。

学校各部门、各单位的收文办理参照上述程序及要求执行。

第四章  公文管理

第十四条  公文处理实行限时制。

（一）学校收文一般应在7个工作日内办结，需要多个部门协调解决的应力争在15个工作日内办结。

（二）紧急公文应根据紧急程度，分别注明“特急”、“急”等，紧急公文应根据相关要求紧急办结。

（三）文秘人员要高效处理和传递公文，不能在任何环节滞留公文。

（四）校领导或党办、校办负责人批请职能部门研究提供意见的，职能部门应在2个工作日内提出书面意见。

（五）公文如因有关领导或负责人出差等原因暂时无法签批，应迅速与有关领导或负责人取得联系并及时处理。

（六）领导批示件必须在第一时间分送有关部门、单位办理。承办部门、单位应抓紧办理领导批示件，不能拖延，在办理过程如遇到困难，应及时向审批领导报告。

第十五条  党办、校办及其他各部门、各单位必须指定专门文秘人员负责公文的收发、审核、传递、用印、保管、归档和销毁。

第十六条  在传递和管理秘密公文时，必须严格遵守有关保密法规，确保党和国家秘密的安全。保密公文应根据密级分别注明“绝密”、“机密”、“秘密”等。

第十七条  翻印上级文件，除绝密级和注明不准翻印的以外，经党办、校办负责人批准可以翻印、复制。翻印时，应当注明翻印的组织、日期、份数和印发范围。密码电报不得翻印、复制。

第五章  公文归档

第十八条  公文办理完毕后，应当根据国家法律法规的要求，及时将公文形成过程中的重要稿件、定稿、正本和有关材料整理立卷。传真文件应当复印后，存留复印件。

第十九条  公文办完后，应根据其特征、相互联系和保存价值进行分类保管，并应依照公文立卷、归档的有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷，案卷标题应当准确反映卷内公文的作者、内容和文种。个人不得保存应存档的公文。

第二十条  联合办理的公文，原件由主办单位整理、管理、归档，其他单位保存复制件或其他形式的副本。单位合并时，全部公文应当随即合并管理。单位撤消时，需要归档的公文整理后按有关规定移交档案馆。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定做好移交工作。

第二十一条  立好的公文案卷，应按照有关规定定期向档案馆移交。公文立卷归档工作应当接受档案部门的指导、协调和监督。

第二十二条  不具备存档价值和存查必要的公文，经过鉴别和主管领导批准，可定期销毁。销毁秘密公文，按有关保密规定执行。

第六章  附则

第二十三条  公文处理中涉及电子文件的有关规定另行制定。

第二十四条  本办法由党办、校办负责解释。

第二十五条  本办法自签发之日起施行。